Algemeen

GymClub Tienen hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. GymClub Tienen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
• Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon over je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als GymClub Tienen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

GymClub Tienen

Zetel: Tennisstraat 3, 3300 Tienen Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door GymClub Tienen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

-        Het voeren van ledenadministratie en dienstverleningen aan leden.

-        Het versturen van informatie over activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.

-        Het organiseren van sportieve voorbereidingen en opleidingen.

-        Federatieadministratie.

-        Sportieve administratie in het kader van kampen.

-        Organisatie van sportieve evenementen.

-        Organisatie van andere activiteiten.

-        Promotie, PR en communicatie waaronder:

-  Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s.

-  Het beheren van social media d.v.m. gerichte foto’s.

-  Het beheren van clubwebsite.

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer)
• Opleiding en vorming
• Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames)

Verstrekking van gegevens aan derden

Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen je persoonsgegevens met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

-        Het opslaan en verwerken van gegevens in de club.

-        Het verzorgen van internet omgeving.

-        Het verzorgen van IT-infrastructuur.

-        Het verzorgen van administratie en sociaal secretariaat.

-        Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.

-        Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben. We maken met deze partijen de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Ontvangers

Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie

(de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, … )

Subsidiërende overheden

Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (acitviteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld.

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiling van je persoongsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Minderjarigen

GymClub Tienen verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar, indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordger.

Hierbij kunnen de volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegeven en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

Bewaartermijn

GymClub Tienen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvan deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakerlijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

GymClub Tienen verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

-        Alle personen die namens GymClub Tienen van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

-        We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoorbeleid op al onze systemen

-        We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is

-        We maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

-        We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig

-        Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Je rechten omtrent je gegevens

• Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jouw betrekking hebben.
• Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Je hebt het recht op de verwijdering van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
• Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: als je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
• Ook kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
• Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten

overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via volgend adres kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.